Datenschutzerklärung nach der DSGVO

Schön, dass du dich für die Angebote von VocalSpot interessierst.

Der Besuch unserer Website und unserer Social-Media-Fanpages, die Buchung von Dienstleistungen in unserem Online-Shop sowie die Durchführung unserer Dienstleistungsangebote (i.d.R. Workshops) ist mit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten verbunden.

Der Schutz deiner Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir dich daher ausführlich über unseren Umgang mit deinen Daten informieren und dich über die dir zustehenden Rechte aufklären. Bitte lies dir unsere Datenschutzerklärung daher sorgfältig durch. 

Unsere besonderen Datenschutzinformationen zu den Social-Media-Präsenzen von VocalSpot findest du unter https://vocalspot.de/datenschutzsocialmedia.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Wir sind Betreiber dieser Website und der darauf angebotenen Dienste und somit Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutznormen.

„Wir“, das ist: VocalSpot GmbH, Lohenstraße 8, 82166 Gräfelfing, 

vertreten durch die Geschäftsführerinnen: Sabrina Reischl und Hannah Rüdiger

Email: info@vocalspot.de,  Telefon : 0160 - 57 98 773, Website: www.vocalspot.de

Mit sämtlichen Anliegen zum Datenschutz bei VocalSpot, kannst du dich jederzeit gerne auch über info@vocalspot.de mit Betreff „Datenschutz“ an uns wenden. 

A/ Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung durch VocalSpot

Umfang der Verarbeitung deiner Daten

Grundsätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten von dir nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website samt deren Inhalten und Angeboten sowie zur Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind hierbei alle Daten, die auf dich persönlich beziehbar sind, wie z.B. dein Name, deine Wohnanschrift, deine E-Mail-Adresse, usw.

Minderjährige: Der Schutz der Daten von Kindern ist insbesondere im Online-Bereich sehr wichtig. Die Webseite ist nicht für Kinder konzipiert und richtet sich nicht an diese. Die Nutzung unserer Services durch Minderjährige ist nur mit der vorherigen Einwilligung oder Autorisierung von einem Elternteil oder Erziehungsberechtigten zulässig. Wir erfassen personenbezogene Daten von Minderjährigen nicht wissentlich. Wenn ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter Kenntnis davon erlangt, dass sein oder ihr Kind uns personenbezogene Daten ohne deren Einwilligung bereitgestellt hat, kann er/sie sich unter info@vocalspot.de an uns wenden.

Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die jeweiligen Zwecke, für welche wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten, werden dir nachfolgend im Rahmen der Darstellung der einzelnen Verarbeitungstätigkeiten genannt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten deine persönlichen Daten nur, wenn die Datenschutzgesetze dies erlauben. Eine solche Erlaubnis kann sich für uns insbesondere ausfolgenden Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergeben:

• Einwilligung: Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO - Du hast deine Einwilligung zu der Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere spezifische Zwecke gegeben.
• Vertragserfüllung: Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO - Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei du bist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf deine Anfrage erfolgen.
• Rechtliche Verpflichtung: Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO - Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen.
• Berechtigte Interessen: Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO - Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder die eines Dritten erforderlich, sofern nicht deine Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Wir werden dich in den einzelnen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung jeweils darauf hinweisen, auf welcher rechtlichen Grundlage die konkrete Verarbeitung deiner persönlichen Daten stattfindet.

Speicherung und Löschung personenbezogener Daten

Die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Online-Angebote und der Erbringung unserer Leistungen verarbeitet werden, hängt vom Zweck der jeweiligen konkreten Verarbeitung ab. Generell gilt: Die von uns verarbeiteten Daten werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gelöscht, sobald entweder die für ihre Verarbeitung erteilten Einwilligungen widerrufen oder andere Berechtigungen für die weitere Verarbeitung bzw. Speicherung entfallen; dies ist beispielsweise dann gegeben, wenn bzw. soweit der Zweck der Verarbeitung der Daten entfällt oder die Daten für die Zweckerreichung nicht mehr benötigt werden. Sofern wir die Daten nicht löschen, weil diese für andere gesetzlich zulässige Zwecke benötigt werden, z.B. zur Beachtung handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Durchsetzung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche, so wird deren Verarbeitung eingeschränkt; deren Speicherung kann dabei für eine Dauer von bis zu zehn Jahren erfolgen.

Weitergabe personenbezogener Daten

Wir geben deine personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn eine gesetzliche Grundlage hierfür besteht. Beispielsweise übermitteln wir personenbezogene Daten an Dienstleister, die in unserem Interesse als Datenverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO agieren. Ein Datenverarbeiter ist jeder, der persönliche Daten in unserem Auftrag und unter unserer Anweisung und Kontrolle bearbeitet. Gemäß den Anforderungen der DSGVO unterzeichnen wir einen Vertrag mit jedem unserer Datenverarbeiter, um sie zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu verpflichten und um damit einen umfassenden Schutz deiner Daten zu gewährleisten.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung 

Wir nutzen im Rahmen der Bereitstellung unserer Online-Angebote keine automatisierte Entscheidungsfindung. 

Sicherheitsmaßnahmen

Gemäß der gesetzlichen Bestimmung des Art. 32 DSGVO und unter Berücksichtigung der aktuellen Technologien, der Implementierungskosten sowie der Art und Weise, des Umfangs, der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen sowie der Verarbeitungszwecke, implementieren wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die darauf ausgerichtet sind, ein Schutzniveau zu bieten, das dem Risiko angemessen ist und die Rechte und Freiheiten von Einzelpersonen schützt.

Die Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten erfolgt bei uns mittels Überwachung des Zugangs, des Zugriffs, der Eingabe der Daten, der Datenweitergabe sowie der Gewährleistung der Verfügbarkeit und der Datentrennung. Außerdem haben wir Prozesse implementiert, die die Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Datenlöschung und Reaktionen auf Datenbedrohungen sicherstellen. Darüber hinaus berücksichtigen wir gemäß Art. 25 DSGVO den Datenschutz bereits bei der Auswahl und Einrichtung von Hardware, Software und Verarbeitungsprozessen nach dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

Wenn wir oder die von uns eingesetzten Dienstleister und Services IP-Adressen verarbeiten und die vollständige IP-Adresse nicht benötigt wird, wird die IP-Adresse gekürzt. Dabei werden die letzten beiden Ziffern oder der letzte Teil der IP-Adresse entfernt oder durch Platzhalter ersetzt, um die Identifizierung einer Person anhand ihrer IP-Adresse zu verhindern oder zumindest erheblich zu erschweren.

Um die Daten, die du über unsere Online-Formulare sendest, zu schützen, verwenden wir eine TLS-Verschlüsselung. 

Verwendung von Cookies

Für die Bereitstellung unserer Services verwenden wir und unsere Partner Cookies. Dies gilt auch, wenn du unsere Webseite besuchst oder auf unsere Services zugreifst. 

Bei einem „Cookie“ handelt es sich um ein kleines Datenpaket, das deinem Gerät beim Besuch einer Webseite von dieser Webseite zugeordnet wird. Cookies sind nützlich und können für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden. Dazu gehören z. B. die erleichterte Navigation zwischen verschiedenen Seiten, die automatische Aktivierung bestimmter Funktionen, das Speichern deiner Einstellungen sowie ein optimierter Zugriff auf unsere Services. Die Verwendung von Cookies ermöglicht uns außerdem, statistische Informationen zu deiner Nutzung unserer Services zu sammeln. 

Diese Webseite verwendet folgende Arten von Cookies:

• Sitzungscookies, die für eine normale Systemnutzung sorgen. Sitzungscookies werden nur für begrenzte Zeit während einer Sitzung gespeichert und von deinem Endgerät gelöscht, sobald du deinen Browser schließt.
• Permanente Cookies, die nur von der Webseite gelesen und beim Schließen des Browserfensters nicht gelöscht, sondern für eine bestimmte Dauer auf deinem Endgerät gespeichert werden. Diese Art von Cookie ermöglicht es uns, dich bei deinem nächsten Besuch zu identifizieren und beispielsweise deine Einstellungen für unsere Website zu speichern.
• Drittanbieter-Cookies, die von anderen Online-Diensten gesetzt werden, die mit eigenen Inhalten auf der von dir besuchten Seite vertreten sind. Dies können z. B. externe Web-Analytics-Unternehmen sein, die den Zugriff auf unsere Webseite erfassen und analysieren.
• Tracking-Cookies, die verwendet werden, um das Verhalten von Benutzern auf einer Website zu verfolgen. Sie werden oft von Werbenetzwerken genutzt, um ein Profil der Interessen eines Benutzers zu erstellen und ihm dann gezielte Werbung zu zeigen.
• „Analyse-Cookies“, die verwendet werden, um statistische Daten über die Nutzung einer Website zu sammeln. Sie helfen Website-Betreibern zu verstehen, wie Besucher ihre Website nutzen, welche Seiten am häufigsten besucht werden, usw.
• „Funktionscookies“, die es einer Website ermöglichen, sich an die Auswahl und Präferenzen eines Benutzers zu erinnern, wie z. B. die Sprache, die Schriftgröße oder andere persönliche Einstellungen, und bieten erweiterte, personalisierte Funktionen.

Cookies selbst enthalten keine personenbezogenen Daten, die dich identifizieren, doch die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten werden möglicherweise von uns mit den in den Cookies enthaltenen Daten verknüpft. 

Du kannst dich durch Aufruf des auf unserer Website eingebundenen Cookie-/ Consent-Management-Tools (siehe seitlich am Seitendende das Zahnradsymbol für „Einstellungen“) über die hier verwendeten Cookies ausführlich informieren und diese jeweils einzeln aktivieren bzw. deaktivieren. Des Weiteren kannst du unerwünschte Cookies über die Einstellungen deines Endgeräts bzw. Internet-Browsers entfernen oder deren Akzeptanz gänzlich unterbinden; konkrete Anleitungen hierzu findest du im Internet. 

Beachte, dass die Deaktivierung von Cookies zur Einschränkung bestimmter Funktionen bei der Nutzung unserer Webseite führen kann.

Deine Rechte als Betroffene Person

Allgemein: Du hast das Recht, unentgeltlich Auskunft über die von dir bei VocalSpot gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DS-GVO). Du hast außerdem das Recht, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 16-18 DS-GVO) sowie das Recht, betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO). Einer Datenverarbeitung, die zur Wahrung berechtigter Interessen von VocalSpot erforderlich ist, kannst du jederzeit im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen widersprechen (Art. 21 DS-GVO). Entsprechende Anfragen kannst du an die oben genannte Adresse oder an info@vocalspot.de richten. Bist du der Ansicht, dass die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten durch VocalSpot einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen widerspricht, kannst du dich auch an die nachfolgend genannte zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Beschwerden über uns gemäß Art. 77 DSGVO:

Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 18, 91522 Ansbach, 

Postfach 1349, 91504 Ansbach

Tel.: 0981/180093-0, Fax: 0981/180093-800

poststelle@lda.bayern.de, https://www.lda.bayern.de

Dein Widerspruchsrecht: Falls wir deine persönlichen Daten aufgrund unserer überwiegenden berechtigten Interessen nach erfolgter Interessenabwägung verarbeiten (Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO), steht es dir stets frei, aufgrund von Gründen, die sich aus deiner speziellen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung für die Zukunft Widerspruch einzulegen.

Wenn du von deinem Widerspruchsrecht Gebrauch machst, stellen wir die Verarbeitung der betreffenden Daten ein. Es kann jedoch trotzdem zu einer Weiterverarbeitung kommen, falls wir nachweisen können, dass es zwingende legitime Gründe für die Verarbeitung gibt, die deine Interessen, Grundrechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

B/ Besondere Informationen zur Datenverarbeitung durch VocalSpot

Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

Die Bereitstellung unserer Website erfolgt in unserem Auftrag durch unseren Webhoster, die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, (nachfolgend „Ionos“), der auch für deren technische Betreuung verantwortlich ist. Wir haben zur Nutzung folgender Produkte eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO mit Ionos geschlossen: 

• Homepage-Baukasten mit E-Mail-Hosting (Tarif Plus)
• Online-Shop (Tarif Pro)

Wenn du unsere Website besuchst, so werden Daten und Informationen von dir und deinem Rechner erfasst auf den Severn von Ionos gespeichert; hierbei handelt es sich insbesondere um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Webseitenzugriffe und sonstige Daten, die über eine Website und den Web-Shop generiert werden. 

Der Einsatz des Webhoster und die damit verbundenen Datenverarbeitungen erfolgen zum Zweck der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); in letzterem Fall hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit dieser auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhenden Verarbeitungen dich betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen. Sofern über die Ionos-Produkte Marketing-Tools eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung der dadurch generierten Daten aufgrund deiner Einwilligung im Cookie- / Consent-Management-Tool (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG). Du hast die Möglichkeit, deine Einwilligung zur Datenverarbeitung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen, indem du die entsprechende Abwahl im Cookie- / Consent-Management-Tool vornimmst. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Ionos speichert personenbezogene Daten für folgende Zeiträume:

• Daten aus E-Mails: max. 7 Tage nach Löschung durch VocalSpot, ax. 7 Tage nach Beendigung des Webhosting-Vertrags; archivierte E-Mails 60 Tage nach Beendigung des Webhosting-Vertrags.
• Logfiles aus dem Webhosting: max. 7 Tage nach Entstehung.
• Daten aus dem Web-Shop: Logs sowie statistische Daten bleiben ein Jahr lang gespeichert. Sonstige Daten 60 Tage nach Beendigung des Webhosting-Vertrags, sofern diese nicht vorab schon von VocalSpot gelöscht wurden.
• Daten eingesetzter Marketing-Tools: 30 Tage nach Beendigung des Webhosting-Vertrags, sofern diese nicht vorab schon von VocalSpot gelöscht wurden

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Ionos findest du unter https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/ und deren Datenschutzbeauftragten erreichst du unter datenschutz@ionos.de. 

Consent Management Tool

Wir verwenden im Rahmen des bestehenden Hostingvertrags mit Ionos das Cookie- /Consent- Management-Tool "Usercentrics" von der Firma Usercentrics GmbH, ansässig in Deutschland. Dieses Tool ermöglicht es den Benutzern unserer Website, Zustimmungen zu bestimmten Datenverarbeitungsverfahren zu erteilen, zurückzuziehen oder diesen zu widersprechen. "Usercentrics" hilft uns auch, Nachweise über deine Zustimmungen zu erbringen. In diesem Zusammenhang verarbeitet das Tool Protokolldaten deiner Einwilligungen. Diese Datenverarbeitung ist notwendig, um die erteilten Zustimmungen dokumentieren zu können. Die rechtliche Grundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Kontaktaufnahme über das Kontaktformular, per E-Mail oder Telefon

Du hast die Möglichkeit, zur Klärung deiner Anliegen über das auf der Website zur Verfügung gestellte Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch Kontakt mit uns aufzunehmen. 

Je nachdem, welchen Weg der Kontaktaufnahme du wählst, werden die von dir mitgeteilten Daten, insbesondere

• dein Name
• deine E-Mail-Adresse
• deine Telefonnummer
• der Inhalt deines Anliegens

an die bei uns intern zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weitergeleitet und von uns gespeichert und verwendet, um dein Anliegen zu bearbeiten und uns mit dir im Weiteren auszutauschen.

Wenn die Kontaktaufnahme der Durchführung vorvertraglichen Maßnahmen (bspw. Beratung bei Interesse an der Buchung eines unserer Workshops) dient oder einen bereits zwischen dir und uns geschlossenen Vertrag betrifft, erfolgt diese Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Erfolgt die Kontaktaufnahme aus anderen Gründen erfolgt diese Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse an der Bearbeitung und Beantwortung deiner Anfrage. In diesem Fall hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit dieser auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhenden Verarbeitungen dich betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen.

Die im Zusammenhang mit der Bearbeitung deines Anliegens anfallenden Daten löschen wir nach dessen Erledigung, es sei denn, dein Anliegen ist einem mit uns bestehenden Vertragsverhältnis zuzuordnen oder es gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder uns stehen längere Aufbewahrungsrechte zu; dann schränken wir deren Verarbeitung bis zur Beendigung des Vertragsverhältnisses bzw. bis zum Ablauf der gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Aufbewahrungsrechte ein und löschen sie anschließend.

Bestellungen im VocalSpot-Onlineshop / Buchung von Workshops / Kundenkonto

Im Rahmen der Bestellung von Dienstleistungen in unserem Onlineshop erheben wir von dir folgende Daten:

• Anrede
• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Wohnanschrift
• Vertragsdaten (zum gebuchten Produkt / Workshop)
• Zahlungsdaten

Dies geschieht, um mit dir den Vertrag über die Erbringung der gewünschten Dienstleistung (oder auch den Kauf von Gutscheinen hierfür) abzuschließen und diese im Anschluss durchführen zu können.

Eine Weitergabe dieser Daten erfolgt an die jeweiligen Dozenten, die für uns die gebuchten Workshops durchführen, jedoch nur soweit dies erforderlich ist, um für dich die gebuchte Leistung zu erbringen. Mit den Dozenten haben wir zum Schutz deiner Daten jeweils Auftragsverarbeitungsvereinbarungen getroffen. Welcher Dozent den jeweiligen Workshops leitet, wird dir im Online-Shop angezeigt.

Ohne Angabe dieser Daten kannst du keinen Workshop bei uns buchen, es sei denn diese sind als „optional“ gekennzeichnet. Im Rahmen deiner ersten Buchung eines Workshops wird für dich ein Kundenkonto angelegt, in welchem wir deine Buchungs- und Anmelde und Zahlungsdaten speichern. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Um die Bezahlung abwickeln zu können, nachdem du einen Workshop oder ein anderes Produkt über unseren Online-Shop gebucht bzw. gekauft hast und um dir hierbei mehrere Bezahlmethoden anbieten zu können, haben wir in unseren Onlineshop die Zahlungsdienste der PayPal (Europe) S.à.r.l. et Cie, S.C.A. (22-24 Boulevard Royal L-2449, Luxemburg; "PayPal") eingebunden. Zur Einbindung dieser Zahlungsdienste ist es erforderlich, dass PayPal beim Aufruf der Website Daten (z.B. IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp, Standort deines Geräts) sammelt, speichert und analysiert. Hierzu können auch Cookies eingesetzt werden, welche die Wiedererkennung deines Browsers ermöglichen.

So kannst du die Zahlungsmethoden "PayPal Express", „PayPal Check-Out“, „Kreditkarte via PayPal“, „Lastschrift via PayPal“, „Später bezahlen via PayPal“ und „Rechnungskauf via PayPal“ nutzen, ohne dass konkrete Daten zu Zahlungsmitteln und Kontodaten in deinem Kundenkonto gespeichert werden müssen.

Mit Auswahl und Nutzung eines der oben genannten Zahlungsdienste werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an PayPal übermittelt, um den Vertrag mit dir in der gewählten Zahlart erfüllen zu können. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung bei Verwendung der Zahlungsdienste bei PayPal findest du in deren Datenschutzerklärung unter www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full.

Unsere Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse an einem kundenorientierten Angebot von verschiedenen Zahlarten. Du hast das Recht aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit dieser Verarbeitungen dich betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen.

Nach vollständiger Vertragsabwicklung, also nach Durchführung der Workshops werden die Daten zunächst für die Dauer der Gewährleistungsfrist, danach unter Berücksichtigung gesetzlicher, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahren) gespeichert und dann nach Fristablauf gelöscht, sofern du der weitergehenden Verarbeitung und Nutzung nicht zugestimmt hast. Sollte in dieser Zeit keine weitere Leistung mehr von dir bei uns gebucht worden sein, wird nach Ablauf vorgenannter Speicherdauer auch dein Kundenkonto gelöscht.

Beachte: Für die einzelnen Zahlungsdienste gilt ergänzend:

Bonitätsauskunft: Bei einzelnen Zahlungsarten wie Kreditkarte via PayPal, Lastschrift via PayPal oder "Später bezahlen" via PayPal behält sich PayPal das Recht vor, ggf. eine Bonitätsauskunft auf der Basis mathematisch-statistischer Verfahren unter Nutzung von Auskunfteien einzuholen. Hierzu übermittelt PayPal die zu einer Bonitätsprüfung benötigten personenbezogenen Daten an eine an Auskunftei und verwendet die erhaltenen Informationen über die statistische Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls für eine abgewogene Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses. Die Bonitätsauskunft kann Wahrscheinlichkeitswerte (Score-Werte) beinhalten, die auf Basis wissenschaftlich anerkannter mathematisch-statistischer Verfahren berechnet werden und in deren Berechnung unter anderem Anschriftendaten einfließen. Deine schutzwürdigen Belange werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt. Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Bonitätsprüfung für eine Vertragsanbahnung. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse am Schutz vor Zahlungsausfall, wenn PayPal in Vorleistung geht. Du hast das Recht aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhende Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten durch Mitteilung an PayPal zu widersprechen. Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsschluss mit der von dir gewünschten Zahlart erforderlich. Eine Nichtbereitstellung hat zur Folge, dass der Vertrag nicht mit der von dir gewählten Zahlart geschlossen werden kann.

Drittanbieter: Bei Bezahlung über die Zahlungsart eines Drittanbieters werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an PayPal übermittelt. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zur Durchführung dieser Zahlungsart werden die Daten ggf. sodann seitens PayPals an den jeweiligen Anbieter weitergegeben. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Lokale Drittanbieter können beispielsweise sein: 

• Sofort (SOFORT GmbH, Theresienhöhe 12, 80339 München, Deutschland)
• giropay (Paydirekt GmbH, Stephanstr. 14-16, 60313 Frankfurt am Main)

Rechnungskauf via PayPal: Bei Bezahlung über die Zahlungsart Rechnungskauf werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten zunächst an PayPal übermittelt. Zur Durchführung dieser Zahlungsart werden die Daten sodann seitens PayPals an die die Ratepay GmbH (Franklinstraße 28-29, 10587 Berlin; "Ratepay") übermittelt, um den Vertrag mit Ihnen mit der gewählten Zahlart erfüllen zu können. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ratepay führt ggf. eine Bonitätsauskunft auf der Basis mathematisch-statistischer Verfahren (Wahrscheinlichkeits- bzw. Score - Werte) unter Nutzung von Auskunfteien entsprechend dem bereits oben beschriebenen Ablauf. Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Bonitätsprüfung für eine Vertragsanbahnung. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse am Schutz vor Zahlungsausfall, wenn Ratepay in Vorleistung geht. Weitere Informationen zum Datenschutz und welche Auskunfteien Ratepay verwenden, finden Sie unter www.ratepay.com/legal-payment-dataprivacy und https://www.ratepay.com/legal-payment-creditagencies.

Zoom X 

Wir nutzen zur Durchführung unserer Online-Kurse und Online-Meetings („Community-Treffen“) per Video-Konferenz (nachfolgend insgesamt nur als „Workshops“ bezeichnet) den Service „Zoom X powered by Telekom“ welches von der Telekom Deutschland GmbH (Landgrabenweg 151, D-53227 Bonn) angeboten wird. Wir haben hierzu eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO mit der Telekom Deutschland GmbH geschlossen, welche die derzeit geltenden Standardvertragsklauseln beinhaltet. Des Weiteren wurde eine Datenschutzvereinbarung basierend auf den EU-Standardvertragsklauseln zwischen der Telekom Deutschland GmbH und dem eigentlichen Anbieter der Anwendung in den USA, der Zoom Video Communications Inc. (55 Almaden Boulevard, San Jose, CA 95113, USA; "Zoom") getroffen. Die für die Einbindung in das weltweite Zoom-Netzwerk erforderlichen persönlichen Identifizierungsdaten werden in pseudonymisierter Form weitergegeben, sodass Zoom Video Communications, Inc. diese nicht bestimmten Personen zuordnen kann. 

Für die im Zusammenhang mit der Durchführung unserer Workshops stattfindenden Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten sind grundsätzlich wir verantwortlich, so z. B., wenn du eine einen Einladungs-Link zu einem Zoom-Workshop oder eine Einwahlnummer und Konferenz-ID von uns erhältst. Beim Besuch der Internetseite von Zoom ist allerdings Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Besuch der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die App für die Nutzung von Zoom herunterzuladen. Du kannst Zoom aber auch nutzen, ohne eine App herunterzuladen, indem du dem Link in deiner Einladung zum Workshop folgst oder die Einwahlnummer und die dir zugesandte Konferenz-ID verwendest und an der Konferenz über deinen Browser teilnimmst. Du kannst Zoom X entweder über einen Gastzugang oder einen Zugang mit Zoom-Konto nutzen.

Bei der Verwendung von Zoom werden unterschiedliche Datenkategorien verarbeitet. Art und Umfang der während der Telefon- oder Videokonferenzen verarbeiteten Daten richtet sich nach den in Anspruch genommenen Funktionen und den Informationen, die du als Benutzer vor, während und nach einer Video-Konferenz bereitstellst. 

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

• Video-Konferenz zwischen zwei und mehreren Teilnehmern (Kommunikation per Audio und/oder Video)
• Direkter Chat oder Gruppen-Chat (Versand, Löschen und Bearbeiten von Nachrichten, Teilen von Dateien)
• Reine Audio-Telefonie in Form von Einzel- oder Gruppengesprächen.

Die folgenden personenbezogenen Daten können hierbei verarbeitet werden: 

• Angaben zum Benutzer: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Kennung, Rechte, Rollen, Gruppenzugehörigkeit, Status, Abteilung, Telefonnummer und Aufenthaltsland bei Telefoneinwahl, optionale Profilangaben (z.B. Profilbild), Spracheinstellungen, ungefähre geographische Lage 
• Kommunikationsbezogene Meta-Daten: Meeting-Titel, Meeting-Beschreibung, Start- und Endzeitpunkt der Kommunikation, Beitritt/Eintritt von Teilnehmer*innen, IP-Adresse, Geräte-/Hardware-/Browser-Informationen wie MAC-Adresse, Geräte-ID, Gerätetyp, Angaben zum Betriebssystem, usw.
• Kommunikationsinhalte: Text-, Audio-, Bild- und Videoübertragung, Dateiübertragungen, Audio- und Videoaufzeichnungen von Kommunikationsinhalten, wie z.B. Inhalte deiner Beiträge in Chats oder in Workshops, ggf. auch von dir freigegebene Dateien. Eine Aufzeichnung von Bild oder Tonaufnahmen von dir erfolgt nur, wenn und soweit du hierzu vorher gesondert eingewilligt hast (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO). Die Zweckbestimmung sowie die Zustimmung zur Aufnahme können innerhalb der Aufzeichnung dokumentiert werden. Text-, Audio-, Video- sowie weitere Multimediadaten, z.B. für die Anzeige von Videosignalen sowie die Wiedergabe von Audiosignalen sowie Multimediadateien, werden während der Dauer des Meetings Daten vom Mikrofon, einer Webcam/Videokamera oder einer Bildschirmanzeige Ihres Endgeräts (mittels Bildschirme-/Inhalte-Teilen-funktion) verarbeitet. Eine Datenübertragung von Kamera und Mikrofon können zu jederzeit und von jedem Nutzer selbstständig an- und abgeschaltet werden. Die Bildschirme-/Inhalte-Teilen-Funktion muss aktiv vom Nutzer betätigt werden und kann auch jederzeit wieder beendet werden. In einer Videokonferenz hast du zudem die Möglichkeit parallel, die Chatfunktion von Zoom X zu nutzen. Insoweit werden die von dir gemachten Texteingaben, das Teilen von Links oder Inhalten, soziale Interaktionen (z.B. Emoticons, Piktogramme, Like-Button bei Kommentaren oder das Versenden von sogenannten GIFs) verarbeitet, um diese in „Videokonferenzen“ den Teilnehmern anzuzeigen,
• Telemetriedaten: Dies umfasst Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom X einschließlich der Übertragungsqualität. Diese Daten dienen der Problembehandlung, der Sicherung und Aktualisierung des technischen Dienstes und deren Überwachung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Bereitstellung eines sicheren und fehlerfreien Dienstes für die Durchführung der Online-Workshops und der sonstigen Meetings und Kommunikation mit unseren Kunden.

Sofern nicht schon anderweit aufgeführt, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen der Vertragsbeziehungen mit unseren Kunden durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, denn es besteht unsererseits ein berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung der Online-Workshops und der sonstigen Meetings und Kommunikation mit unseren Kunden. 

Sowohl die während eines Workshops generierten Daten (Echtzeit-Text, -Audio und -Video), als auch die „inaktiven“ Daten wie z. B. Benutzerprofile, Aufnahmen von Meetings, Metadaten von Meetings, werden in den T-Systems-Rechenzentren in Deutschland verarbeitet; dies gilt auch dann, wenn du dich von einem Land einwählst, das nicht der EU/ dem EWR angehört. Aufzeichnungen von Workshops oder Meetings werden in der Regel nicht angefertigt; sollte dies ausnahmsweise doch einmal der Fall sein, so werden diese ausschließlich auf den Geräten von VocalSpot und nicht bei Zoom Video Communications, Inc. oder der Telekom Deutschland GmbH gespeichert. Solche Aufzeichnungen sind nur intern bei VocalSpot zugänglich und werden weder in sozialen Netzwerken noch generell online gestellt oder an unbefugte Dritte weitergeleitet.  

Persönliche Daten von Teilnehmern werden gelöscht, sobald der Speicherungsgrund nicht mehr besteht. Eine weitere Speicherung kann jedoch aufgrund von EU- oder nationalen Rechtsvorschriften stattfinden, denen wir als Datenverantwortliche unterliegen; eine Löschung findet dann statt, wenn die in diesen Vorschriften festgelegte Speicherungszeit endet und auch sonst unsererseits kein Aufbewahrungsrecht mehr besteht. Bestehende Zoom-Konten von Teilnehmern bleiben hiervon unberührt. 

WhatsApp Business

Die direkte Kommunikation mit unseren Kunden erfolgt unter anderem über den Messenger „WhatsApp“ in der Business-Version der WhatsApp Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland; "WhatsApp"). Soweit diese ihren Aufenthalt außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, wird dieser Dienst durch die WhatsApp Inc. (1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025, USA) bereitgestellt. WhatsApp wird hierbei als Auftragsverarbeiter für uns tätig und es gelten hierfür spezielle Vereinbarungen, https://www.whatsapp.com/legal/business-data-processing-terms?lang=de_DE und https://www.whatsapp.com/legal/business-terms.

Die Nutzung von WhatsApp dient der Bearbeitung und Beantwortung von Kontaktanfragen, dem direkten Austausch mit unseren Kunden (z.B. zur Zusendung der Zoom-Links für die Teilnahme an Workshops), der Durchführung von offenen Meinungsumfragen unter Workshop-Teilnehmenden sowie der Information unserer Kunden über unsere aktuellen Angebote (über die Gruppe „VocalFam“).

Zu diesem Zweck erheben und verarbeiten wir deine bei WhatsApp hinterlegte Mobilfunknummer und - falls bereitgestellt - deinen Namen sowie weitere Daten in dem von dir im Rahmen der Chats zur Verfügung gestellten Umfang (Z.B. Nachrichte, Fotos, Videos, hinterlegte Profilbilder). Wir verwenden für den Dienst ein mobiles Endgerät, in dessen Adressbuch ausschließlich Daten von Nutzern gespeichert sind, die uns über WhatsApp kontaktiert haben. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an WhatsApp, ohne dass du hierin bereits gegenüber WhatsApp eingewilligt hast, erfolgt damit nicht. 

WhatsApp selbst erhebt und verarbeitet deine Metadaten unverschlüsselt. Dazu zählen unter anderem deine Telefonnummer, Standort, IP-Adresse, Geräteinformationen, die Art und Häufigkeit der App-Nutzung und wann wer Nachrichten an wen verschickt. Einzelne Daten von dir werden dabei von WhatsApp an Server des Mutterkonzerns Meta Platforms Inc. in den USA übermittelt, aufgrund einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind die Inhalte deiner privaten Nachrichten und Anrufe jedoch geschützt. Das bedeutet, dass nur du und die Person, mit der du kommunizierst, die Konversation lesen bzw. hören könnt und niemand dazwischen, auch nicht WhatsApp.

Um dennoch einen bestmöglichen Schutz deiner Daten zu gewährleisten, gelten zwischen WhatsApp und uns folgende Regelungen, die den sogenannten EU-Standardvertragsklauseln entsprechen, die gemäß Art. 46 DSGVO angemessene Garantien für den Schutz deiner Daten bieten (https://www.whatsapp.com/legal/business-data-transfer-addendum).  Zudem kommt Die Europäische Kommission in ihrem Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO vom 10.07.2023 zu dem Schluss, dass die Vereinigten Staaten ein angemessenes Schutzniveau – vergleichbar mit dem der Europäischen Union – für personenbezogene Daten gewährleisten, die im Rahmen des neuen EU-U.S. Data Privacy Framework aus der EU an US-Unternehmen übermittelt werden. Auf der Grundlage des neuen Angemessenheitsbeschlusses können demnach personenbezogene Daten sicher aus der EU zu US-Unternehmen fließen, die am EU-U.S. Data Privacy Framework teilnehmen, ohne zusätzliche Datenschutzgarantien treffen zu müssen (https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/ip_23_3721). Der Angemessenheitsbeschluss kann nunmehr als Grundlage für Datenübermittlungen an Organisationen in den USA dienen, sofern die Organisation, an die sie übermittelt werden, auch unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist. Sowohl WhatsApp als auch Meta Platforms, Inc. sind entsprechend zertifiziert, https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt00000011sfnAAA&status=Activeund https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active.

Mehr dazu, wie WhatsApp  deine Daten verarbeitet, findest du in deren Datenschutzerklärung (https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea); wie du selbst deine Daten bestmöglich im Rahmen der Nutzung von WhatsApp schützen kannst, erfährst du hier: https://www.whatsapp.com/privacy?tid=331691672867

Wenn deine Kontaktaufnahme mit uns per WhatsApp der Durchführung vorvertraglichen Maßnahmen (bspw. Beratung hinsichtlich unserer Workshops) dient oder einen bereits zwischen dir und uns geschlossenen Vertrag betrifft oder wir aufgrund eines bestehenden Vertrags miteinander über WhatsApp kommunizieren, so erfolgt diese Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn du als unser Kunde an unserer Gruppe „VocalFam“ teilhaben möchtest, um regelmäßig über neue Angebote und Aktionen informiert zu werden, benötigen wir hierfür deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO; auf www.vocalspot.de stellen wir dazu ein Kontaktformular zur Verfügung. Hier erfassen wir deine E-Mailadresse, deinen Namen und deine Zustimmung, dass du den Einladungslink zur WhatsApp-Gruppe erhalten möchtest. Mit deinem Klick auf „Absenden“, erhalten wir die das ausgefüllte Kontaktformular auf unsere E-Mailadresse info@vocalspot.deund versenden den Einladungslink an die von dir angegebene E-Mailadresse. Du kannst dann selbstständig entscheiden, ob du dich per Einladungslink zur Gruppe „VocalFam“ hinzufügen möchtest. Über einen Klick auf „Gruppe verlassen“ in der Gruppenbeschreibung auf WhatsApp, kannst du jederzeit aus der Gruppe austreten. Alternativ kannst du uns eine E-Mail an info@vocalspot.de senden und uns mit Angabe deiner Telefonnummer bitten, dich aus der Gruppe zu entfernen, dann nehmen wir deinen Austritt vor.

Erfolgt die Kontaktaufnahme aus anderen Gründen erfolgt diese Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse am Bereitstellen einer schnellen und einfachen Kontaktaufnahme sowie an der Beantwortung deiner Anfrage. In diesem Fall hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit dieser auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhenden Verarbeitungen dich betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen.

Deine personenbezogenen Daten nutzen wir nur zur Bearbeitung deiner Anfrage bzw. zur Durchführung unseres Vertragsverhältnisses; diese werden anschließend unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht, sofern du der weitergehenden Verarbeitung und Nutzung nicht zugestimmt hast.

Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir die Informationen in dieser Datenschutzerklärung aktualisieren und dich rechtzeitig über die Änderungen informieren.

Stand dieser Datenschutzerklärung: 01.09.2023